ERP: saiba o que é e as vantagens de usar esse sistema

No dia a dia de um negócio, é muito comum que quem toca as operações, comece a dividir as informações por áreas – financeiro, estoque, logística, vendas, entre outras. No entanto, quando isso acontece, é comum que as informações de uma área fiquem separadas das outras, mesmo quando tratam do mesmo tema. 

Isso é comum nas grandes empresas, mas também pode acontecer num pequeno negócio como seu e-commerce ou loja online. Felizmente, há uma ferramenta pronta para integrar todos os dados num lugar só e facilitar sua vida: o ERP. 

Se você não sabe o que significa essa sigla, tudo bem: nos próximos parágrafos, vamos falar um pouco sobre o que ela funciona e como o sistema que ganha esse nome pode mudar como você administra sua empresa. Vamos lá? 

Seções

• O que é ERP?
• Como funciona um sistema ERP? 
• Como surgiu o sistema ERP? 
• Porque usar um ERP é importante? 
• Quais são as vantagens de se utilizar um ERP? 
• Quais são os principais tipos de ERP? 
• Como implementar um software do tipo ERP?
• O que analisar na hora de escolher um ERP? 

ERP é uma sigla para a expressão em inglês “Enterprise Resource Planning” – o que em bom português significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. 

Um sistema ERP, portanto, nada mais é do que um software de gestão empresarial que ajuda a cuidar dos recursos da empresa, automatizando processos manuais, armazenando dados e também integrando a visualização de resultados. 

Sua principal finalidade é unificar as informações e facilitar o fluxo de trabalho entre as áreas. Isso é especialmente importante quando você considera que cada parte ou tarefa do seu dia a dia depende de um software, ou plataforma específicos. Por quê? 

Porque o ERP consegue extrair as informações de diferentes fontes para organizar relatórios e executar tarefas de rotina – como, por exemplo, te ajudar a emitir uma nota fiscal toda vez que uma compra é confirmada. É um sistema que serve para centralizar o fluxo de trabalho, alinhando tarefas diferentes e facilitando a tomada de decisão – especialmente se você não trabalha em voo solo. 

Quando um pequeno negócio começa a ter mais de uma pessoa trabalhando, cuidar do fluxo de todas as informações pode ser difícil – e perguntar toda hora sobre um dado pode atrapalhar a rotina ou gerar ruídos de comunicação. Um ERP pode ajudar muito justamente nesse fluxo, dando autonomia para as pessoas e garantindo informações sólidas e assertivas. 

Normalmente, um sistema ERP (ou ainda suíte ERP, dependendo da empresa) é composto por diferentes módulos, que se comunicam entre si e compartilham um banco de dados comum. 

Ou seja: para lidar com o financeiro, você pode utilizar um módulo financeiro; já para lidar com as entregas, pode instalar um módulo de logística, por exemplo. Assim, todos os dados ficam integrados, e é possível adicionar outros módulos ao longo do tempo. 

Antigamente, a maioria desses sistemas funcionava por meio de licenças para computadores e hospedava seus dados localmente (também chamado de “on premises”), mas hoje é cada vez mais comum que eles sejam contratados por meio de assinaturas e hospedem seus dados na nuvem (cloud). 

Os primeiros passos para chegar a ferramentas como o ERP foram dados na década de 1950, com a construção das primeiras unidades centrais de processamento – sistemas que buscavam automatizar o controle de estoques em grandes empresas. 

Ao longo das décadas de 1950 a 1980, esses sistemas ainda eram muito caros para a maioria das empresas, mas com o surgimento dos microcomputadores e de sistemas operacionais como Mac e Windows, eles passaram a ser mais acessíveis – também ajudou o ganho de escala na fabricação das peças. Com o uso de redes de computadores, ficou possível também o uso de servidores, um modelo mais barato em relação às unidades centrais de processamento. 

A partir dos anos 1990, o salto de desenvolvimento tecnológico fez com que cada vez mais companhias adotassem sistemas de ERPs, uma vez que todos os setores passavam a utilizar computadores no seu dia a dia. 

A velocidade dessa transformação cresceu vertiginosamente até agora. Um dos passos mais significativos é a evolução para a computação em nuvem, em que os dados ficam hospedados na internet e não mais num servidor físico, o que não só facilitou o acesso como também permitiu custos mais acessíveis para todos os tipos de empresas – incluindo pequenos negócios. 

Normalmente descrito como “o sistema nervoso central de uma empresa”, um software ERP ajuda empresas de todos os tamanhos a automatizar, integrar e dar inteligência para todas as operações diárias – seja o fechamento contábil, a gestão de pedidos ou até mesmo o envio de produtos dentro do prazo. 

Nas micro e pequenas empresas, um sistema desses pode ser o primeiro passo para organizar todas as atividades e dados em um só canal. É uma ajuda e tanto: quantas vezes você já percebeu que tinha dificuldade em organizar as informações ou já teve problemas porque achou que não era necessário manter esse controle? 

Pois é: um ERP pode ajudar nesse sentido. Com um investimento acessível, é possível: 

• organizar corretamente as informações de estoque, pedidos e finanças; 
• automatizar tarefas, ganhando tempo para pensar em estratégia e futuro; 
• ter acesso aos dados corretos de forma facilitada; 
• ganhar em eficiência e produtividade ao longo dos processos. 

Qualquer empresa – até mesmo um pequeno negócio – pode colher inúmeras vantagens de utilizar um ERP. Entre elas, podem ser citadas: 

• aumento da produtividade; 
• a otimização e automatização de processos; 
• a eliminação de silos de informações; 
• a integração de informações para toda a companhia; 
• a rapidez na emissão de relatórios; 
• a facilidade de compartilhar resultados entre as áreas; 
• a simplificação dos processos tecnológicos; 
• aumento da agilidade por toda a empresa; 

Existem diferentes tipos de ERP, e é importante que quem tem um negócio saiba diferenciá-los para não contratar um tipo indesejado. Vamos a eles: 

• ERP Legado: sistema tradicional, que usa tecnologias antigas e, em muitos casos, precisa de servidores físicos; 
• ERP Backoffice: não é solução integrada, mas pode ajudar alguns setores estratégicos da empresa, como financeiro; 
• ERP Verticalizado: comum em lojas físicas ou franquias, não permite gerir vários setores, mas é bastante popular para pontos de vendas, incluindo gestão de promoções e de estoque; 
• ERP em nuvem engessado: opções mais baratas de ERP em nuvem, mas tem funções e customizações limitadas, o que pode atrapalhar empresas de operação específica; 
• ERP sistema em nuvem: opera, como o nome diz, em nuvem, mas tem a possibilidade de ser customizado, garantindo agilidade e acessibilidade na gestão. 

Para implementar um sistema ERP na sua empresa, é preciso tomar cuidado com alguns processos. 

O primeiro é conversar com sua equipe (caso você tenha uma) para avaliar os backups necessários e também entender as dores e as necessidades de cada área. 

Isso vai ajudar você a entender qual é o software ideal para seu negócio. 

Depois disso, será importante escolher as pessoas responsáveis para acompanhar a implantação – e você pode fazer parte desse processo, claro, especialmente se tocar seu negócio em voo solo.

Na hora da migração, preste atenção em como a migração de dados é feita para o novo sistema, bem como a inclusão de novas informações. 

No final do processo, busque garantir que está tudo funcionando perfeitamente, garantindo treinamento para todo mundo que for usar o novo sistema. Se for necessário, contrate um treinamento especializado para não correr riscos da ferramenta não ser adotada ou ser subutilizada. 

Ok, você chegou até aqui e já se convenceu de que precisa usar um sistema ERP na sua loja online. Mas como escolher o melhor sistema? 

Nessa parte do texto, vamos levantar alguns quesitos que você precisa prestar atenção para escolher o ERP que mais se adeque à sua realidade. Vamos lá? 

1. Escolha sistemas que usem um banco de dados comum; 
2. Bons sistemas incluem funções analíticas, capazes de ajudar com relatórios e análises;
3. Preste atenção na forma como o sistema apresenta a visualização de dados, o que pode facilitar ou atrapalhar sua tomada de decisões; 
4. Verifique a capacidade do sistema de automatizar tarefas repetitivas, preparando-se para tentar ganhar tempo; 
5. Cheque se a interface dos programas e a experiência de uso são agradáveis e intuitivas, porque você terá de trabalhar o dia todo com essas ferramentas; 
6. Busque entender como o sistema dá suporte a novas tecnologias que você pretende usar no seu dia a dia, como inteligência artificial; 
7. Analise se a integração dos fluxos de trabalho e processos de negócios sugerida pelo sistema se adequa à realidade da sua empresa; 
8. Por fim, mas não menos importante, entenda como funcionam as atualizações do sistema e qual é o regime de suporte que a empresa oferece. 

Para garantir mais autonomia no dia a dia de quem vende mercadorias, nossa tecnologia possibilita a integração com os principais ERPs do mercado. A interação possibilita que a gestão dos seus pedidos e status dos envios sejam feitos diretamente no sistema escolhido. Além disso, algumas plataformas disponibilizam também a impressão de etiquetas e cotação de frete de forma automatizada. 

Já tem uma conta na Loggi e deseja fazer a integração com sua conta de ERP? Então é só seguir o passo a passo a seguir, para descobrir um novo jeito de agilizar as demandas do seu negócio:

1. Abra sua conta na plataforma da Loggi;
2. No menu inicial, clique na engrenagem, no canto direito;
3. Selecione a opção “Integrações”;
4. Escolha o ERP no qual você tem uma conta ativa;
5. Siga as instruções da nossa central de ajuda para a integração desejada e esteja conectado em poucos clicks. 

E se você ainda não uma conta com a gente, que tal começar agora? Se cadastre para conversar com nosso time de especialistas e descubra um novo jeito de fazer os seus envios.