[Entrevista] Como pequenas empresas mantém a saúde financeira?

Do primeiro planejamento de mercado até a hora certa de fazer investimentos: respondemos tudo o que você queria saber sobre ‘a parte do dinheiro’ no seu negócio nesta entrevista feita pelo jornalista Bruno Capelas com Carlos Araujo, CFO da Loggi.

Em muitos casos, quem começa a vender produtos o faz quase como hobby ou para criar uma segunda fonte de receita. É comum dar esse primeiro passo de maneira natural, sem planejar muito. Mas a falta de planejamento pode ser um dos principais motivos para levar uma empresa à falência – e segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 60% dos negócios criados no Brasil fecham após cinco anos. 

E para ajudar com que a sua empresa tome os rumos certos, convidamos Carlos Araujo, diretor financeiro da Loggi, para bater um papo sobre a saúde financeira de um pequeno negócio como o seu. Formado em Administração de Empresas pela FGV-SP e com MBA pela Kellogg School of Management (EUA), ele trabalhou em consultorias, fundos de investimento e empresas de tecnologia antes de se juntar à Loggi em 2022, tendo larga experiência no mundo dos negócios e das finanças. 

Na conversa a seguir, Carlos fala sobre como quem empreende pode começar a formalizar seu negócio, fazendo um primeiro planejamento estratégico e cuidando do controle de receitas e gastos de maneira simples.

Ele também explica como não se perder nas contas na hora de fazer investimentos para expandir e como, ao longo do crescimento da empresa, fazer um planejamento estratégico mais profundo. Por fim, mas não menos importante, nosso executivo também dá conselhos para quem quiser se precaver para cenários imprevisíveis. Preste bastante atenção, porque aqui há muitas lições importantes para a saúde financeira do seu negócio prosperar. 

Muitas pessoas que empreendem no Brasil começam o negócio como um passatempo ou como uma fonte de receita extra, sem nem pensar que é um negócio. Em termos de saúde financeira, como dar o passo seguinte e transformar sua atividade num negócio? 

No começo de um negócio é importante que exista planejamento e controle. Não é fácil ter uma ideia boa e achar um público-alvo disposto a comprar um produto ou serviço. Quando as pessoas encontram essa combinação, há um risco potencial de superestimar o tamanho da oportunidade, e por isso arriscar mais do que devem. Para não cair nessa armadilha, deve se ter um bom entendimento sobre o negócio, do ponto de vista de marketing, do ponto de vista financeiro, de operações, etc. e com base nisso construir um plano de negócios.

O plano deve prever como a empresa vai atuar e incluir projeções de vendas e custos. Lembrando que para a projeção de vendas é importante fazer um “check de realidade”– questionar se os números são factíveis de serem alcançados e se perguntar por que os concorrentes não fizeram antes o que você está se propondo a fazer.

Para montar o plano de negócios, é importante pensar como você vai ganhar dinheiro, precificando o produto ou serviço e considerando os custos recorrentes, como equipe, matéria-prima, etc. E é importante não esquecer de incluir o próprio salário na conta (e seu “custo de oportunidade”). É algo que muita gente esquece: se você ganha R$ 5 mil em um emprego e tem boas perspectivas de crescimento, e decide arriscar abrir um negócio para ganhar R$ 6 mil ao mês, talvez valha a pena reconsiderar.

Por esse motivo, é mais fácil empreender para quem está no começo de carreira, já que o salário e benefícios que terá de abdicar ainda não são tão altos. De qualquer forma, o plano de negócios serve para definir uma visão clara de onde se quer chegar, e para entender qual o caminho a ser percorrido. 

Consideradas todas essas variáveis, é importante ter certeza que o negócio ficará de pé mesmo em um cenário adverso. Recomendo traçar projeções em pelo menos dois cenários. Um cenário otimista, onde tudo acontece como previsto, e um cenário pessimista, onde vendas não são tão boas ou custos são mais altos que o previsto. Através do cenário pessimista, é possível identificar os maiores riscos ao negócio, e endereçá-los de forma antecipada.

Normalmente, quem empreende é alguém que quer vender, estar com o cliente. Não é alguém que quer construir planilhas e pensar no que pode dar errado. Ainda assim, é muito importante existir planejamento e controle, já que a realidade trará surpresas e imprevistos, e é fácil se perder se não houver um caminho bem definido.

E de que forma esse controle deve ser feito? 

O controle deve ser feito registrando os números de vendas e custos, e os comparando ao orçamento, que nada mais é do que a parte financeira do plano de negócios. Isso ajuda o empreendedor a entender o que está funcionando e o que não está, indicando onde é necessário realizar ajustes.

Não é difícil começar: basta usar uma planilha no Excel ou Google Sheets e registrar os valores recebidos e gastos, com alguma periodicidade. Depende muito do fluxo do negócio, mas uma vez por semana ou por mês deve ser suficiente. Esse é o mesmo modelo seguido pelas grandes empresas, ainda que naturalmente com maior complexidade. Ao realizar esse controle e atualizar as projeções futuras, o empreendedor ganha conhecimento sobre seu negócio e é capaz de se preparar para o futuro.

E que tipo de erro as pessoas cometem na hora de fazer esse controle? 

Um erro muito comum é esquecer de registrar coisas que não são óbvias e imediatas. Por exemplo: quem tem funcionários, não paga só o salário mensal, mas também benefícios anuais como 13º salário e adicional de férias. Quem só registrar o pagamento mensal do salário, terá no final do ano um custo excepcional, e pode ser pego de surpresa.

A forma correta de contabilizar o 13º, por exemplo, é dividir o valor do salário por 12 e considerar 1/12 em cada mês, mesmo não ocorrendo o desembolso de caixa. Assim é possível também entender o resultado recorrente do negócio, sem distorções ou picos e vales.

Outro ponto onde as pessoas tendem a errar, é na decisão sobre realizar ou não investimentos. Imagine que você precisa comprar um equipamento para produzir seu produto. É comum pensar que você compra uma máquina e não tem mais esse custo, que o impacto é só no primeiro mês.

No entanto, todo equipamento se deprecia ao longo do tempo e terá de ser substituído no futuro. No caso de uma máquina que tenha vida útil de 5 anos, o ideal é pegar o valor dessa máquina, dividir por 60 e considerar o valor resultante como um custo mensal. Caso contrário, o cálculo do resultado mensal será feito sem considerar o custo do equipamento, superestimando a lucrativade.

Na contabilidade, isso é chamado de regime de competência: receitas e despesas são registradas quando ocorre o fato gerador (no caso, o uso da máquina), e não quando ocorre a entrada / saída de dinheiro.

Outro controle que muita gente precisa fazer é o do caixa. Como cuidar para ter um caixa saudável, Carlos? 

É um tema super importante, de fato. Existe um cenário que parece pouco intuitivo, mas é muito comum: é possível uma empresa quebrar mesmo quando está crescendo e dando lucro, justamente por falta de caixa. Para evitar esse problema, é importante projetar o fluxo de caixa ao longo dos meses, e principalmente entender seu capital de giro, sendo o dinheiro necessário para operar o negócio.

É simples de entender: de um lado, os clientes pagam; do outro, é preciso pagar fornecedores – e os prazos de recebimento e pagamento podem fazer muita diferença.

Por exemplo, se o cliente paga 60 dias após receber o produto, e você tem que pagar seu fornecedor 30 dias após a compra da matéria-prima, será necessário capital de giro cobrir esse gap. O ideal é que aconteça o contrário – isto é, receber antes de pagar – eliminando a necessidade de capital de giro e permitindo ao empreendedor se financiar usando o dinheiro de clientes e fornecedores.

No fim das contas, é o caixa saudável que faz com que a empresa se perpetue. Não adianta crescer se, ao final do mês, não há dinheiro para pagar contas e comprar o estoque para o mês seguinte. 

Muita gente começa um negócio ainda utilizando contas de pessoa física, até mesmo vendendo sem emitir nota fiscal. Como fazer a transição para pessoa jurídica, mas sem se envolver numa burocracia complexa? 

Na minha opinião, é importante começar pequeno e sem muitos custos fixos. Se você quiser começar do zero e já montar toda uma estrutura profissional, a chance de dar errado é muito grande. Considerando a história de todas as grandes empresas brasileiras, você vai ver que o negócio foi sendo estruturado e ganhando corpo ao longo do tempo. No entanto, vale já começar da forma correta, registrando um CNPJ e cuidando para não incorrer em nenhuma irregularidade. 

Antes de tomar a decisão de sair de um emprego para empreender, é preciso também a construção de um “colchão financeiro”. De forma geral, recomendo ter uma reserva equivalente a 6 meses de custos fixos, porque se o negócio der errado, a pessoa tem fôlego para reagir ou procurar um emprego sem se desesperar. 

Mesmo no momento em que a empresa estiver estável e rodando, importante construir uma reserva de caixa. Nem todo mês as coisas sairão como o esperado: em alguns sobrará dinheiro, porém em outros poderá faltar. Por isso é tão importante simular cenários otimistas e pessimistas – para saber qual é o tamanho do colchão necessário caso as coisas deem errado, evitando que o negócio quebre por flutuações normais do mercado.

Até aqui, falamos muito sobre o começo da vida de uma empresa. Mas há leitores de todos os tipos no Loggi Conteúdos, desde microempreendedores até pessoas que possuem uma pequena empresa. E para ambos, uma pergunta comum sempre surge: como determinar se um investimento, como a compra de um equipamento, pode valer a pena? 

Do ponto de vista financeiro, é preciso considerar o custo da máquina, as condições de pagamento e quais serão as contrapartidas (benefícios) de fazer esse investimento – seja o quanto vai vender ou o quanto o novo equipamento reduzirá seus custos. Tudo isso deve ser colocado linha do tempo, considerando o período de vida do equipamento.

É importante lembrar que as entradas e saídas de dinheiro vão acontecer em momentos diferentes: primeiro você investe, e só então passa a ter o benefício. Porém, em função de  inflação e custo de oportunidade (uso do dinheiro se não tivesse comprado a máquina) os valores atuais tem peso maior do que os valores futuros (R$ 100 hoje valem mais do que R$ 100 daqui a um ano).

Para que a comparação seja justa, é necessário descontar os valores futuros a um custo de capital, o trazendo a valor presente. Se a soma dos valores presentes (investimentos e benefícios) for positiva, é sinal de que vale a pena investir. Se não, é uma indicação de que não adianta, já que o benefício não será maior do que um uso alternativo do dinheiro (por exemplo, deixá-lo investido).

Muita gente também tem problemas ao tomar decisões que estão para além das possibilidades. Como evitar esse crescimento acelerado e desordenado? 

Mais uma vez, é necessário construir uma análise considerando diferentes cenários. Muitos só considera cenários otimistas na hora de expandir o negócio, sem considerar que em um cenário pessimista aquele investimento pode não se justificar.

Vou dar um exemplo aqui da própria Loggi: toda vez que decidimos abrir uma nova agência ou um novo galpão de distribuição, precisamos fazer essa projeção: o volume de entregas na região justificará o investimento? Se a gente não fizer essa projeção corretamente, a chance de termos baixa ocupação de capacidade e prejuízos é enorme.

E nesse cenário, é preciso considerar diferentes variáveis, como um novo concorrente, um concorrente baixando preços ou um movimento econômico que faça com que as pessoas gastem menos dinheiro. Há muitas variáveis fora do nosso controle, e o jeito mais seguro de crescer é ir aos poucos. Em vez de fazer um mega investimento, é importante garantir que o negócio está evoluindo bem e então expandi-lo com calma. 

No começo da conversa, falamos sobre a importância de um bom planejamento estratégico. O que muda quando é preciso fazer um planejamento estratégico para companhias que já estão operando há algum tempo? 

Muda o grau de profundidade com o qual se pode fazer o planejamento, porque há mais recursos ou porque há mais informações sobre o mercado em que a empresa atua. Muda também o tipo de análise. Nesse estágio, o primeiro passo é um entendimento da situação atual da empresa, pensando em como ela está em termos financeiros, em que áreas ela atua bem, quais são as fortalezas e fraquezas, entendendo não só qual é o tamanho daquele mercado, mas também as perspectivas de crescimento e como ele vai estar no futuro.

Isso é algo bem importante: quem atua num mercado que está crescendo tem mais margem de erro, dá para errar e ainda assim crescer com o mercado. Já quem atua num mercado que está diminuindo de tamanho tem menos margem para errar. 

Outra análise importante é entender o que os concorrentes fazem, como eles se comparam com o seu produto e sempre conversar com os consumidores. À medida que as empresas crescem, elas acham que sabem o que o consumidor quer. E às vezes elas perdem o contato: tem um valor inestimável em conversar com os clientes, saber o que eles buscam e qual é o problema a ser resolvido.

No caso da Loggi, há clientes que valorizam a velocidade, enquanto outros estão dispostos a esperar mais tempo por um preço melhor. Dessa forma, conseguimos moldar a atuação da empresa. 

Para projetar, devemos responder algumas perguntas. Por exemplo:

• “O que vai acontecer com meu mercado no futuro? Há tendência de crescimento? Com qual velocidade?”
• “O que meus concorrentes estão fazendo de diferente? Como isso vai mudar no futuro?”
• “Quais são as barreiras de entrada do mercado? É provável surgirem novos concorrentes?”
• “Como novas tecnologias podem impactar o mercado?”

No e-commerce, por exemplo, é preciso entender o poder da internet – quanto mais as pessoas se acostumam a comprar online, maior o tamanho do mercado endereçável. Devemos também considerar que os desejos dos consumidores mudam ao longo do tempo: é preciso estar pronto para atender suas expectativas futuras.

O mesmo pode acontecer se você decidir e fazer uma expansão: se você hoje só vende para empresas, mas quer começar a oferecer seu produto para pessoas físicas, é preciso se preparar para atender dois canais de venda diferentes, com preços, complexidade e desafios próprios.

Resumindo: num planejamento estratégico nesse estágio, quem empreende define como a empresa será no futuro. O último passo, portanto, é fazer um plano para dar conta de atravessar esse intervalo entre o que a empresa é hoje e o que ela será no futuro, para chegar no lugar que foi definido como alvo.

É uma forma bem mais estruturada de planejamento, em vez daquele mais “mete a cara” no começo, em que não haviam dados suficientes para se ter uma boa visão de longo prazo.

É difícil falar em se preparar para imprevistos depois da gente ter vivido uma pandemia. Mas, até mesmo diante de uma crise como essa, como quem empreende pode preparar a saúde financeira da empresa para cenários caóticos e imprevisíveis? 

É impossível se preparar para todos os cenários, até porque, como a gente acabou de viver, pode acontecer um evento imprevisível que só ocorre uma vez a cada cem anos. Nenhuma empresa estava preparada para a pandemia. Independentemente disso, o que é importante nesses casos é ter uma reserva de segurança. Se você tiver dinheiro guardado, com certeza terá um bom jeito de fazer uma crise virar uma oportunidade.

Na crise, surgem novas demandas: as pessoas fogem da racionalidade e se torna um bom momento para aproveitar recursos, para oferecer novidades, novas soluções.

Por outro lado, se você não tem reserva de emergência, é importante agir rápido parar sobreviver – e às vezes, até mesmo entender que é melhor fechar rapidamente do que prolongar a dor. Dado que é impossível se prevenir para tudo, o que faz sentido é ser conservador no ponto de vista de guardar dinheiro, e reagir rápido.

À medida que as coisas acontecem, é preciso saber tomar decisões duras para garantir a sobrevivência da empresa – e isso pode incluir demitir algumas pessoas para manter o negócio aberto. Mas volto ao princípio: é importante ter reservas que permitam ter tranquilidade e tomar decisões à medida que os eventos acontecem.

Para fechar, Carlos, você tem mais algum conselho que gostaria de passar para quem está lendo esse papo? 

Queria dizer que as coisas são mais fáceis do que parecem. Quando não se conhece o caminho a ser trilhado, tudo parece ameaçador, especialmente na hora de empreender. O empreendedorismo é fundamental para o desenvolvimento de qualquer país e é uma oportunidade muito legal para alguém melhorar de vida, ter sucesso, mas precisa ser feito de forma bem pensada.

É impossível prever tudo, em alguns casos é necessário tomar riscos, mas talvez o ponto mais importante seja ser equilibrado: nem se perder num otimismo exagerado, nem ficar parado, mas avançar com segurança, sem ir para o tudo ou nada.