Gestão financeira para pequenas empresas: como começar?

Não importa qual é o tipo de negócio ou empresa que você tem: cuidar da gestão financeira é uma das tarefas mais importantes de qualquer operação empresarial. Saber como está o fluxo de caixa, planejar investimentos, prevenir prejuízos, tudo isso é muito importante para garantir o sucesso do seu empreendimento. 

Não é algo que todo mundo consegue fazer: segundo uma pesquisa recente do Sebrae, cerca de 70% das empresas criadas no Brasil morrem em até quatro anos por falta de gestão financeira, falta de capital ou simplesmente por não conseguirem dar lucro. É um caminho que queremos evitar para o seu negócio, não é mesmo? 

Por isso, nesse texto vamos dar os primeiros passos para você entender como fazer uma gestão financeira sustentável, entendendo as principais áreas, tarefas e também quais são as vantagens de cuidar do dinheiro da sua empresa. É bom lembrar que você sempre pode contratar alguém para te ajudar com essas tarefas, mas como empreendedor ou empreendedora, precisa saber o que está acontecendo nos bastidores do negócio. 

A primeira coisa que você precisa saber sobre gestão financeira e planejamento contábil é que essas expressões não estão restritas apenas a grandes corporações. É evidente que, conforme o tamanho de cada empresa, mais trabalho nessas áreas é necessário, mas mesmo um pequeno negócio precisa organizar bem essas tarefas. 

Ter uma boa gestão financeira vai ajudar sua empresa a não só sobreviver durante períodos difíceis, mas também aumentar suas chances de crescimento. Sem saber como está o dinheiro, é difícil ter uma visão completa da sua empresa, de onde você pode melhorar e como pode investir para avançar nos próximos passos. 

Como já dissemos, é evidente que você pode contar com o apoio de profissionais de excelência para te ajudar nessa tarefa. No entanto, como pessoa empreendedora, é importante adquirir conhecimentos para evitar problemas, enganos, descuidos e até mesmo má-fé. Além disso, é importante pensar que cada negócio é único e possui necessidades específicas. 

No entanto, alguns princípios são básicos para qualquer negócio. Entre eles, estão a definição de metas e objetivos financeiros, o estabelecimento de cronogramas e a necessidade de manter um fundo de emergência, que vai ajudar seu negócio em períodos de crise e queda nas receitas. Além disso, há áreas e tarefas que são universais – e é delas que vamos falar nas próximas seções desse texto. 

Como você pode imaginar, existem várias áreas dentro da gestão financeira de uma pequena ou média empresa. Tenha calma que nós vamos detalhar cada uma delas ao longo dos próximos parágrafos.

Antes de fazer qualquer tarefa, é preciso planejar – e com a gestão financeira não é diferente. De modo geral, essa tarefa envolve colocar no papel todas as informações relevantes sobre o dia a dia financeiro da sua empresa. Entre essas informações, podemos citar: 

• Orçamento inicial;
• Capital de giro;
• Reserva de emergência;
• Patrimônio da empresa;
• Previsões para os próximos meses;
• Análises anteriores, caso existam.

O planejamento é como a fundação da gestão financeira, compondo uma base na qual as outras áreas vão se apoiar. Por isso, é importante começar por aqui. 

Depois que você tem um diagnóstico da situação básica das suas finanças, é importante passar para o controle do fluxo de caixa. Em empresas que fazem muitas operações, como varejistas, é importante fazer esse controle diariamente. Se você presta serviços ou realiza apenas poucos trabalhos de muito volume, pode considerar um controle de caixa semanal ou mensal. 

Controlar o fluxo de caixa é simples: basta verificar as entradas e saídas, considerando as vendas e os pagamentos que você realizou. Observar essa atividade com uma boa periodicidade poderá te ajudar a ter uma boa visão sobre a desempenho do seu negócio no dia a dia, sabendo quando você fatura por dia/semana e o quanto disso sobra para o lucro. 

Quem faz negócios sabe bem uma fórmula básica “lucro é tudo que você fatura, excluindo os gastos”. Assim, uma das formas mais importantes de aumentar o seu lucro é descobrir quanto você está gastando e controlar esses gastos, seja com matéria-prima, logística, impostos e pagamento de funcionários, entre outras despesas. 

Ter uma visão detalhada dos gastos da sua empresa, das contas de luz e água até despesas eventuais que possam surgir, é importantíssimo para que você enxergue, com o tempo, possíveis oportunidades de economia. 

Outra área importantíssima da gestão financeira tem de se preocupar com o futuro do negócio, fazendo previsões sobre o mercado e projeções a partir dessas ideias. 

Por exemplo: se você vende chocolates, pode prever que terá uma demanda maior na época da Páscoa e do Dia dos Namorados. E aí pode projetar, por exemplo, se contratar uma pessoa a mais na temporada de produção intensa pode fazer aumentar a oferta de produtos, aumentando seu lucro mesmo com os custos dessa contratação. 

Por outro lado, se você vende itens importados e o valor do câmbio do dólar está aumentando, talvez precise projetar que seus produtos ficarão mais caros e que talvez você venda menos. 

São indicadores que ajudam você a planejar o futuro do seu negócio, fazendo ajustes antes de momentos delicados. 

Como você pode imaginar, existem diferentes métodos para fazer a gestão financeira de pequenas empresas como a sua. Além disso, há tipos diferentes de controle, e cada empreendedor ou empreendedora sabe qual funciona melhor para ter noção do seu dia a dia. Aqui, vamos apresentar alguns dos tipos mais comuns de gestão financeira – e o ideal é que você faça um pouco de cada um deles, para não deixar nenhuma ponta cair. 

O controle de fluxo de caixa, feito no dia a dia, é uma das formas mais simples de se fazer a gestão financeira de uma empresa. Afinal de contas, por meio dele é possível ter um retrato constante das movimentações financeiras da empresa, entendendo sua saúde quase como um medidor de batimentos cardíacos. 

Além disso, o controle de fluxo de caixa serve como insumo para outras análises das suas finanças, de maneira que é uma tarefa que demanda bastante atenção. 

Outro tipo de gestão financeira é a de contas a pagar e a receber – basicamente, despesas e receitas da empresa. Consiste em uma planilha com dois lados, em que um deles representa os custos e o outro, as entradas de um determinado período. É um método bastante popular porque permite entender de maneira fácil o fluxo dos recursos financeiros, incluindo gastos fixos, previsões de receita e de despesas. 

Outra atividade importante de gestão financeira é a de capital de giro – nome dado ao dinheiro que qualquer empresa tem reservado para dar continuidade às suas atividades. Ao contrário de capital investido, que fica lá guardado no banco, o capital de giro concentra os recursos necessários para fazer a operação andar. Se você tem uma padaria, por exemplo, o capital de giro serve para pagar farinha e o salário de padeiros e padeiras. 

Idealmente, o capital de giro deve ser suficiente para completar um ciclo entre o investimento e o recebimento da receita, mas cada negócio tem sua peculiaridade. No entanto, em alguns mercados, é comum ter prazos longos de recebimento, e por isso é importante prestar atenção no controle do capital de giro, que permite que a empresa continue funcionando normalmente. 

Em grandes empresas, outros tipos de gestão financeira podem ser necessários, mas em uma pequena empresa, outro modelo necessário é o de gestão de notas fiscais. Afinal de contas, emitir notas fiscais é uma obrigação de qualquer empresa que presta serviços, por conta do pagamento de impostos. 

Acompanhar as notas fiscais é uma forma de monitorar não só a contabilidade da empresa, como também garantir que você está em dia com a Receita Federal. No caso de empresas que pedem serviços a fornecedores, também é uma forma de garantir que seus pagamentos estão em dia. 

Além dos tipos e áreas de gestão financeira, há ainda outras dicas que podem ser bastante úteis para quem está começando a cuidar da sua própria gestão financeira. Uma lista rápida e não-extensiva delas pode incluir os seguintes conselhos: 

• Use tecnologia a seu favor, utilizando planilhas e softwares;
• Faça conciliação bancária, checando os dados de notas fiscais com o saldo bancário;
• Faça demonstrativos de maneira recorrente;
• Busque apoio profissional, como contadores e profissionais de finanças, se necessário;
• Separe sempre as contas da sua pessoa física e da pessoa jurídica, para evitar confusão; 
• Emita notas fiscais;
• Preste atenção nos impostos;
• Se precisar de crédito, use empréstimos de maneira responsável.

Seguindo esses conselhos, dificilmente você terá problemas na sua atividade financeira. 

Durante a leitura desse texto, você talvez já consiga imaginar quais são as vantagens de ter uma gestão financeira na sua empresa. Mas vale a pena reforçar algumas delas aqui, antes de encerrarmos essa conversa. Entre esses benefícios, podem ser citados: 

• A sobrevivência do seu negócio;
• Um controle eficiente de finanças;
• Redução da inadimplência;
• Redução de erros e prejuízos;
• Aumento da possibilidade de crescimento organizado; 
• Organização para investimentos; 
• Redução dos riscos em períodos de crise; 
• Maior resiliência em períodos de crise e baixa atividade; entre outros. 

Esperamos que, ao final dessa leitura, você consiga ter em mente pelo menos uma noção básica do que precisa para começar a cuidar das finanças do seu negócio. Agora, é com você!